कुशल वितरण के लिए सक्रिय कदम उठाना

किसी परियोजना में प्रत्येक स्थिति का 360° दृष्टिकोण विकसित करने के लिए आवधिक समीक्षा

यह समीक्षा प्रक्रिया परियोजना की गंभीरता और जटिलता के आधार पर अलग-अलग समय-सीमाओं में होती है। इसका उद्देश्य मुख्य डिलीवरेबल्स, टीम संरेखण और परियोजना के समय पर और प्रभावी वितरण को प्रभावित करने वाली हर चीज की समीक्षा करना है।

किसी भी परियोजना को पूर्वानुमानित तरीके से बनाए रखने के लिए यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि दायरे, समय और बजट के मुख्य 3 त्रिकोण पूर्वानुमानित रहें, संख्याओं से परे देखने के लिए एक संरचना होनी चाहिए। कई अन्य लोगों के विपरीत - हम सिर्फ़ संख्याओं को नहीं देखते हैं।
समीक्षा का उद्देश्य "संपूर्णता" और अनुभव को मापना है।

ऐसा करने के लिए, हम परियोजना को संचालित करने वाले प्रमुख हितधारकों के साथ-साथ अन्य टीमों के कुछ तटस्थ लेकिन अनुभवी सदस्यों को भी शामिल करते हैं, ताकि वे परिणामों पर नज़र डाल सकें और परियोजना की स्थिति को और अधिक संतोषजनक स्तर तक ले जा सकें।

हर किसी की अपनी-अपनी तस्वीर होती है

विभिन्न स्थितियों में वस्तुनिष्ठता पाना कठिन

समय के साथ हितधारक स्वामित्व में परिवर्तन

ग्राहक क्या सोचता है?

• शुरुआत बहुत धीमी है
• ग़लतफ़हमी
• मेरी टीम बहुत अनुभवहीन है!
• अनिर्णायक मील के पत्थर
• असंतोष
• किसी को परवाह नहीं!

वास्तविकता क्या है?

• 100% समझ का अभाव
• हिमशैल का केवल एक सिरा जानना
• धीमी प्रतिक्रिया/अनुमोदन
• ग्राहक की ओर से अज्ञात प्राथमिकताएँ
• बस इसे एक कार्य के रूप में कर रहे हैं (वास्तव में बहुत सारे ग्राहक हमसे ऐसा करने की उम्मीद करते हैं :))

100% तथ्यों और वर्तमान स्थिति का पारदर्शी साझाकरण

प्रयासों की समीक्षा, और परियोजना वितरण मील के पत्थर

तत्काल पूर्वानुमान, योजना और आने वाले संभावित ज्ञात जोखिमों की समीक्षा करें।

आंतरिक एवं बाह्य जोखिम तत्वों की पहचान करें

इस तरह के मूल्यांकन में ग्राहकों को शामिल करने से, टीम को ग्राहक की ओर से कुछ जोखिमों के बारे में भी पता चल सकता है, जिन्हें आमतौर पर शुरू में साझा नहीं किया जाता है।

यह सुनिश्चित करना कि परियोजनाएं सही दिशा में और निर्धारित समय पर पूरी हों

वर्तमान स्थिति के आधार पर योजना बनाना, परियोजना के पहले दिन से ही योजना बनाने की तुलना में अधिक प्रासंगिक है - इससे अनुकूलनशीलता और व्यावहारिक दृष्टिकोण की सुविधा मिलती है।

सुनिश्चित करें कि संपूर्ण विकास चक्र सुचारू रहे

यह सुनिश्चित करके कि इंजीनियर और डिजाइनर जमीनी स्तर पर काम करने वाली टीम हैं, और जब उनके पास पूर्वानुमानित परिणाम होते हैं, तो गुणवत्ता बेहतर हो जाती है।

निर्धारण

समीक्षा बैठकें कभी भी अस्थायी नहीं होतीं। उन्हें हमेशा पहले से ही निर्धारित किया जाता है और हितधारकों को बैठक शुरू होने से पहले ही कैलेंडर आमंत्रण भेज दिया जाता है।

• सभी प्रमुख हितधारकों के साथ साझा कैलेंडर
• समीक्षा सत्र की योजनाबद्ध सूचना
• पूर्व सूचनाएँ
• पिछले समीक्षा कार्यवाही मदों का सारांश

समीक्षा प्रस्तुति

गेवेलपर्स में किसी प्रोजेक्ट मैनेजर या स्क्रम मास्टर द्वारा की गई समीक्षा प्रस्तुति, सर्वाधिक अद्यतन जानकारी के साथ एक स्थिर प्रस्तुति बनाए रखती है।

• परियोजना की वर्तमान स्थिति
• विकास का वर्तमान चरण
• ज्ञात जोखिम
• निर्भरताएं
• अनुशंसाएँ मांगें

समीक्षक के निष्कर्ष

एक परियोजना समीक्षक - चाहे वह ग्राहक हो या तटस्थ समीक्षक - को अपने निष्कर्षों को एक फॉर्म के साथ प्रस्तुत करना होता है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उन्हें दर्ज किया गया है और कार्रवाई आइटम में बदल दिया गया है।

• टीम और उनके काम करने के तरीके के बारे में समग्र प्रतिक्रिया
• डिलिवरेबल्स को बेहतर बनाने के लिए आपके सुझाव
• हम इन प्रस्तुतियों को अधिक उत्पादक और कुशल कैसे बना सकते हैं

मॉडरेटर समीक्षा

एक तटस्थ मॉडरेटर इस बात पर नजर रखता है कि बैठक का क्रियान्वयन ठीक प्रकार से हो रहा है या नहीं, तथा वह अपने निष्कर्षों को मूल्यांकन प्रपत्र में भी लिख लेता है, जिसे रिकार्ड कर लिया जाता है।

• सुनिश्चित करें कि समीक्षा उचित ढंग से की गई है
• परियोजना के बारे में उचित विवरण के साथ कार्य संपन्न
• आपके फीडबैक को डिलीवरेबल्स में शामिल करना
• अपनी प्रतिक्रिया के आधार पर प्रस्तुतियाँ सुधारें

गेवेलपर्स क्या करता है?

• यह कोई सामान्य चर्चा नहीं है जो आप हर दिन टीम के साथ करते हैं
• अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारण से अधिक
• समग्र वितरण को प्रभावित करता है
• यह केवल नियमित कार्यों के सेट से कहीं अधिक व्यापक लक्ष्यों की स्पष्ट तस्वीर देता है

ग्राहक को क्या करना होगा?

• हर महीने 1 घंटा
• सक्रिय सुझाव
• खुली मानसिकता
• मजबूत सहयोग